Q1 マイナンバー(個人番号)とは、どのようなものですか?

A1 マイナンバー制度においては、住民票を有する全ての方に対して、1人1番号のマイナンバーを住所地の市町村長が指定します。原則として、一度指定されたマイナンバーは生涯変わりません。 
国の行政機関や地方公共団体などでは、社会保障、税、災害対策の分野で保有する個人情報とマイナンバーとを紐づけて効率的に情報の管理を行い、さらにマイナンバーを活用して、同一の者に関する個人情報を他の機関との間で迅速かつ確実にやり取り(情報連携)することができるようになります。 
また、他人のマイナンバーを利用した成りすましを防止するための厳正な本人確認の仕組み、マイナンバーを保有する機関の情報管理や情報連携における個人情報保護の措置も取り入れています。(2014年6月回答)

Q2 マイナンバー(個人番号)は、誰がどのような場面で使うのですか?

A2 国の行政機関や地方公共団体などにおいて、マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の分野で利用されることとなります。 
このため、国民の皆様には、年金・雇用保険・医療保険の手続、生活保護・児童手当その他福祉の給付、確定申告などの税の手続などで、申請書等にマイナンバーの記載を求められることとなります。 
また、税や社会保険の手続きにおいては、事業主や証券会社、保険会社などが個人に代わって手続きを行うこととされている場合もあります。このため、勤務先や証券会社、保険会社などの金融機関にもマイナンバーの提出を求められる場合があります。 
なお、行政機関等がどのような場面でマイナンバーを利用するかについては、法律や条例で定められており、それ以外に利用することは禁止されています。(2014年6月回答)

Q3 通知カードの有効期限はありますか?

A3 通知カードには有効期限はありません。通知カードはあなたのマイナンバー(個人番号)を通知するものですので、大切に保管してください。
なお、個人番号カードの交付を受けると通知カードは不要となりますので、交付時に市区町村に返納することになります。(2015年8月回答)

Q4 個人番号カードは、いつから交付を受けられるのですか?

A4 個人番号カードは、通知カードとともに送付される申請書を郵送するなどして、平成28年1月以降、交付を受けることができます。個人番号カードの交付を受けるときは、通知カードを市区町村に返納しなければなりません。(2014年6月回答)

Q5 マイナンバー(個人番号)を使って、従業員や顧客の情報を管理することはできますか?

A5 マイナンバーは、法律や条例で定められた社会保障、税、災害対策の手続き以外で利用することはできません。これらの手続きに必要な場合を除き、民間事業者が従業員や顧客などにマイナンバーの提供を求めたり、マイナンバーを含む個人情報を収集し、保管したりすることもできません。 
法律や条例で定められた手続き以外の事務でも、個人番号カードを身分証明書として顧客の本人確認を行うことができますが、その場合は、個人番号カードの裏面に記載されたマイナンバーを書き写したり、コピーを取ったりすることはできません。(2014年6月回答)

Q6 マイナンバー(個人番号)を取り扱う業務の委託や再委託はできますか?

A6 マイナンバーを取り扱う業務の全部又は一部を委託することは可能です。また、委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができます。 
委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じます。(2014年6月回答)

Q7 小規模な事業者でもマイナンバーを取り扱い、特定個人情報の保護措置を講じなければならないのですか?

A7 小規模な事業者も、法で定められた社会保障や税などの手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱うことになり、[Q4-4-1]でお答えしているような個人情報の保護措置を講じる必要があります。小規模な事業者は、個人情報保護法の義務の対象外ですが、番号法の義務は規模に関わらず全ての事業者に適用されます。(2014年7月回答)

Q8 従業員や金融機関の顧客などからマイナンバー(個人番号)を取得する際は、どのような手続きが必要ですか?

A8 マイナンバーを取得する際は、本人に利用目的を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行ってください。利用目的の明示については[Q4-2-3]、本人確認については[4-3 本人確認]を参照してください。(2014年7月回答)

Q9 従業員などのマイナンバー(個人番号)を取得する際は、利用目的を明示しなければならないのですか。番号法のどこに規定されていますか?

A9 [Q5-7]にあるとおり、番号法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第18条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。 なお、複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが、[Q4-2-4]のとおり、利用目的を後から追加することはできません。(2014年7月回答)

Q10 個人番号の利用目的の通知等は、どのような方法で行うことが適切ですか。

A10 個人番号の利用目的の通知等の方法は、書類の提示のほか社内LANにおける通知が挙げられますが、個人情報保護法第18条及び主務大臣のガイドライン等に従って、従来から行っている個人情報の取得の際と同様の方法で行うことが考えられます。(2015年9月回答)

Q11 源泉徴収のために取得した従業員のマイナンバー(個人番号)を社会保険の手続で利用するなど、ある個人番号関係事務のために取得した特定個人情報(マイナンバーを含む個人情報)を別の個人番号関係事務に利用することはできますか?

A11 マイナンバーを含む特定個人情報([Q5-4]参照)については、番号法第29条第3項により読み替えられた個人情報保護法第16条が適用されるため、本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。このため、源泉徴収のために取得したマイナンバーは源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用が可能です。なお、[Q4-2-3]のとおり、従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。(2014年7月更新)

Q12 税や社会保障の関係書類へのマイナンバー(個人番号)の記載にあたり、事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか? 

A12 社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。
【国税庁】
https://www.nta.go.jp/sonota/sonota/osirase/mynumberinfo/jyoho.htm
【厚労省】
http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000063273.html

Q13 従業員などのマイナンバー(個人番号)を取得するときは、どのように本人確認を行えばよいのでしょうか。また、対面以外の方法(郵送、オンライン、電話)でマイナンバーを取得する場合はどのように本人確認を行えばよいのでしょうか。

A13 マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認(番号確認)と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要であり、原則として、 
① 個人番号カード(番号確認と身元確認) 
② 通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認) 
③ 個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認) 
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。詳しくは、下の表のとおりです。また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。詳しくは、[こちらの表]をご覧ください。(2014年7月更新)
なお、個人番号カードの表面のコピーにより本人確認を行う場合、表面は臓器提供意思表示欄など高度な個人情報も含まれることから、個人番号カード交付時にお渡しするカードケースに入れたままでのコピーを可としますが、裏面はマイナンバーを表示しなければならないことから、ケースを外してコピーをしてください。(2015年11月更新)

Q14 本人確認は、マイナンバー(個人番号)の提供を受ける度に行わなければならないのですか?

A14 マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行う必要があります。例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。ただし、2回目以降の番号確認は、個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いません。また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。(2014年7月回答)

Q15 マイナンバー(個人番号)を取得し、本人確認を行う事務を委託することはできますか?

A15 委託は可能ですが、番号法第11条に基づき、受託者に対し、必要かつ適切な監督を行う必要があります。受託者は、マイナンバーの取得にあたって、委託者のどのような事務で利用されるのか、利用目的を明示する必要があります。(2014年7月回答)

Q16 従業員の扶養家族のマイナンバー(個人番号)を取得するときは、事業者が扶養家族の本人確認も行わなければならないのでしょうか?

A16 扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。一方、国民年金の第3号被保険者の届出では、従業員の配偶者(第3号被保険者)本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。(2014年7月回答)

Q17 民間事業者がマイナンバー(個人番号)を取り扱うにあたって、注意すべきことはありますか?

A17 原則としてマイナンバーを法に定められた利用範囲を超えて利用することはできませんし、特定個人情報(マイナンバーをその内容に含む個人情報[Q5-4]参照)をむやみに提供することもできません。また、マイナンバーを取り扱う際は、その漏えい、滅失、毀損を防止するなど、マイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければなりません。具体的な措置については、特定個人情報保護委員会からガイドラインが示されていますので、そちらをご覧ください。なお、特定個人情報を不適正に取り扱った場合には、特定個人情報保護委員会から指導・助言や勧告・命令を受ける場合があるほか、正当な理由がないのに、個人の秘密が記録された特定個人情報ファイル(マイナンバーをその内容に含む個人情報ファイル[Q5-4]参照)を提供した場合などには、処罰の対象となります([Q5-8]参照)。(2014年6月回答)

Q18「事務取扱担当者の明確化」は、役割や所属等による明確化のように個人名による明確化でなくてもよいですか。

A18 部署名(○○課、○○係等)、事務名(○○事務担当者)等により、担当者が明確になれば十分であると考えられます。ただし、部署名等により事務取扱担当者の範囲が明確化できない場合には、事務取扱担当者を指名する等を行う必要があると考えられます。(2015年9月回答)

Q19 子会社などに出向・転籍する場合、従業員の特定個人情報(マイナンバー(個人番号)を含む個人情報)を出向・転籍先に提供することに問題はありますか?

A19 出向・転籍先の事業者に特定個人情報([Q5-4]参照)を提供すること、出向・転籍元の事業者から特定個人情報を取得することは、番号法第19条、第20条に違反するので、出向･転籍先の事業者が直接本人から提供を受けていただく必要があります。ただし、従業員の出向・転籍元の事業者が、出向･転籍先の事業者と委託契約又は代理契約を交わして個人番号関係事務([Q2-7]参照)の一部を受託し、従業員から番号の告知を受け、本人確認を行うこととされている場合は、出向・転籍元の事業者が改めて本人確認を行った上で、出向・在籍先の事業者に特定個人情報を提供することも認められます。 
なお、出向・転籍元の事業者が現に保有している特定個人情報は、当該事業者の個人番号関係事務の処理のために保有しているものであり、これを出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務に転用することは目的外利用となるため、出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務の受託者として、改めて本人から番号の告知を受ける必要があります。(2014年6月回答)

Q20 事業者が取得した従業員やその扶養家族のマイナンバー(個人番号)を当該従業員などが加入している健康保険組合に提供してもよいですか?

A20 健康保険法等の法令の規定により、事業主が健康保険組合に対して、従業員やその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされている場合には、個人番号利用事務実施者である健康保険組合に対して、事業者は個人番号関係事務実施者になるので、事業者から健康保険組合にマイナンバーを提供することは可能です。なお、事業者がマイナンバーを取得するにあたっては、健康保険に関する個人番号関係事務において利用することを明示しておく必要があります。(2014年7月回答)

Q21 個人番号の保存期間の時限管理を回避するために、契約関係が終了した時点で個人番号を削除することはできますか。

A21 所管法令により一定期間保存が義務付けられているものについては、契約関係が終了した時点で削除することはできないと考えられます。(2015年9月回答)

Q22 故意でなく個人番号や特定個人情報等が漏えいしてしまった場合でも罰則が適用されますか。(例:サイバー攻撃等で情報が漏れた場合等)

A22 過失による情報漏えいに、いきなり罰則ということはありません。ただし、漏えいの様態によっては、特定個人情報保護委員会から改善を命令される場合があり、それに従わない場合、罰則はありえます。以上は刑事罰の場合ですが、民事の場合は、過失でも損害賠償請求をされる可能性はあります。(2015年9月回答)